Превратить систему управления монтажной или сервисной организацией в идеально отлаженный механизм поможет Obermaster — сервис, созданный при поддержке компании Lunda («Лунда»), которая стремится создать наиболее комфортные условия для ведения бизнеса. В предлагаемой статье мы даём обзор этого современного IT-решения.
«Правильное» приложение
Специализированное программное обеспечение является неотъемлемым инструментом управления любой современной компанией. Перед описанием программного обеспечения Obermaster кратко отметим, что у серьёзно экипированного профессионала должны быть:
- специально подготовленный автомобиль — для быстрой реакции на запросы клиентов из разных локаций, которые могут располагаться даже в сотнях километрах друг от друга (об автомобиле монтажника, также являющимся неотъемлемой частью оснащения современной монтажной бригады, рассказывается в видеоролике «Автомобиль монтажника Lunda — ключ к успеху», размещённом на канале компании «Лунда» в YouTube);
- необходимый минимум самого нужного оборудования и материалов для решения возникших проблем в день диагностики, а также для того, чтобы не тратить время на поиск материалов во время работы, если оказалось, что их не хватает;
- приложение, которое позволит грамотно построить рабочие процессы, а также взаимоотношения с заказчиком.
О приложении из последнего пункта и пойдёт речь далее.
ПО Obermaster
Использование программы Obermaster является гармоничным дополнением к материальному оснащению выездных бригад в целом и каждого монтажника в частности. Это комплексное решение для монтажных и сервисных организаций, которое включает в себя весь процесс работ от получения заявки до её закрытия. А также диспетчеризацию монтажных бригад, составление документов и учёт финансов.
Личный кабинет пользователя ПО Obermaster отличается обстоятельностью проработки и наличием большого количества возможностей для управления бригадами в режиме реального времени: для планирования работы специалистов на объектах и обеспечения их внятного взаимодействия с клиентами.
Мы не ставили перед собой целью показать все без исключения (весьма обширные) возможности системы, а ограничились рассказом об основных возможностях. Ознакомившись с ними, вы сможете получить общее представление о предлагаемой системе автоматизации и оценить преимущества, которые Obermaster даёт при его интеграции в бизнес.
Кроме того, «Лунда» максимально облегчает освоение клиентами программного обеспечения, предоставляя оперативную техническую помощь при внедрении
ПО Obermaster в бизнес-процессы, а также проводит обучение пользователей работе с ним. И ещё — в заботе о монтажных компаниях поставщик подготовил версии программы, адаптированные к конкретной специфике деятельности фирм. В частности, потребителям доступна специальная настройка для ОВиК.
Доступ к многочисленным функциям, заложенным в программное обеспечение, организован по принципу интуитивно понятного дашборда (dashboard): с главного рабочего стола можно начинать решение самых разнообразных задач, которые встают перед руководителями компании, менеджерами по работе с клиентами, бригадирами и монтажниками (фото 1).
Фото 1. В программном обеспечении Obermaster прямо с рабочего стола можно решать самые разнообразные управленческие задачи в вашем бизнесе
Основные разделы, расположенные в верхнем горизонтальном меню интерфейса, закрывают основные потребности, связанные с управлением бизнесом: «Диспетчерская», «Работы», «Клиенты», «Финансы» и «Статистика». Кроме того, имеется «Поиск» (по работам, клиентам, объектам и сотрудникам), кнопка «Создать работу» для генерации новых заказов и «Настройки».
«Настройки»
Эта неприметная «шестерёнка» в углу интерфейса — один из самых ёмких разделов программы, используя который систему автоматизации можно превратить из обезличенного ПО в приложение, настроенное под компанию «от и до». Тут вводятся все юридические данные о фирме, её подразделениях и графике работы с учётом её географического местоположения, информация о сотрудниках и их реквизиты. Здесь же можно настроить e-mail и документы со стандартными (но редактируемыми) сообщениями для клиента, а также все виды уведомлений. Тут заполняют справочники по категориям работ, услугам и материалам: эта информация позволит впоследствии значительно упростить создание заказов за счёт автоподсказок при вводе данных.
Пользователю также доступно создание стандартных причин отмен работы и пауз в ней, а ещё причин отказа клиента от заказа, из которых последний сможет выбрать подходящие варианты при формальном взаимодействии с организацией-исполнителем и её сотрудниками по e-mail и другим каналам электронной коммуникации.
Интересной опцией является настройка «Источники заявок»: она позволяет в будущем, при накоплении статистики, унифицировать её сбор по признаку эффективности привлечения клиентов через те или иные каналы.
Например, в базовых настройках (тоже редактируемых) ПО Obermaster заданы такие источники, как «Авито», «Личный сайт», «Постоянный клиент», «Профи.ру», «Рекомендация» и «Соцсети».
И последняя — скромная, но крайне важная — настройка «Роли», разграничивающая доступ разных категорий сотрудников к той или иной информации и наделяющая их полномочиями.
«Диспетчерская»
«Диспетчерская» (фото 2) даёт полное представление о текущем положении дел с производимыми и намеченными работами, об их исполнителях и их перемещениях по обслуживаемой фирмой территории.
Фото 2. «Диспетчерская» в ПО Obermaster
Последняя функция обеспечивается с помощью GPS-трекинга, что, с одной стороны, очень удобно, а с другой — позволяет быть на 100 % уверенным, что монтажник едет именно на заказ и скоро будет у клиента, а не «застрял» где-то и пытается это скрыть. Ну, или просто решил «подкорректировать» рабочий график исходя из каких-то своих соображений.
Таким образом, при координации действий членов выездных бригад полностью исключается пресловутый «человеческий фактор».
«Работы»
Детализация отображаемых в «Диспетчерской» работ, возможность их создания, разноплановой корректировки по временным и прочим параметрам возможна при переходе в раздел «Работы» (фото 3).
Фото 3. Раздел «Работы» в ПО Obermaster
Глубина вводимых данных при генерации в программе нового заказа достаточно велика и позволяет создать весьма подробный «портрет» предстоящей работы, включая как основные её параметры — стоящую задачу, адрес, дату и время проведения, так и дополнительные — например, возможность добавить связанную работу, если на объекте вдруг вскрылась техническая проблема, которую неизбежно следует решить и при этом внести в систему управления дополнительные расходы, связанные с тратой денег на горючее при поездке за дополнительными расходными материалами и на приобретение последних.
«Клиенты»
В разделе «Клиенты» есть возможность завести подробную электронную карточку заказчика, куда будут занесены произведённые у него работы (возможно, неоднократные), составленные на эти работы сметы, а также осуществлённые закупки оборудования и материалов, необходимых для выполнения заказа, и выставленные потребителю услуг счета.
Все эти данные позволяют, с одной стороны, оптимально взаимодействовать с конкретным заказчиком, а с другой — понимать, пользуется ли он услугами вашей компании активно (а значит является ценным клиентом) или же, напротив, за ним тянется шлейф сорванных или же перенесённых работ, а то и вовсе имеются неоплаченные счета.
«Финансы»
О финансовой стороне деятельности организации можно получить исчерпывающее представление в разделе «Финансы». Здесь для руководителя компании и менеджеров доступны выписанные счета, составленные сметы, осуществлённые и «зависшие» платежи, расходы по тем или иным работам. И, что особенно удобно, «в одном окне» можно увидеть сводную финансовую картину — это «Обзор продаж», «Обзор расходов по работам», а также «Обзор затрат».
Ценно, что все перечисленные пункты меню в интерфейсе системы автоматизации Obermaster логически связаны ссылками, и переходы между ними могут производиться по разным «маршрутам».
«Статистика»
В разделе «Статистика» (фото 4), собственно, и выполняющем роль «главной страницы» программы, мы всегда можем получить полную навигацию по деятельности организации «в пространстве, времени и деньгах».
Фото 4. Раздел «Статистика» в ПО Obermaster выполняет роль «главной страницы» программы, здесь всегда можно получить полную навигацию по деятельности организации
На этой странице в виде блочной структуры размещены «окна» (виджеты), которые условно можно отнести к:
- организации работ («Просроченные напоминания», «Ближайшие выезды», «Причины отмены работ»);
- документообороту («Счета», «Сметы», «Источники заявок»);
- к финансовой аналитике («Доход по месяцам», «Доход по категории работ», «Доход по типу платежа»).
Виджеты
«Причины отмены работ»
Все виджеты рабочего стола представляют немалую ценность, так как позволяют руководителям и менеджерам держать руку на пульсе бизнеса и делать определённые выводы. Например, изучение «Причин отмены работ» даёт возможность анализировать ситуацию и в дальнейшем использовать накопленный опыт по отменам для изменения подходов к работе — как с монтажниками, так и с клиентами.
«Просроченные напоминания»
Отсутствие реакции сотрудника компании либо клиента на стандартные напоминания является поводом для менеджера перейти в «режим ручной работы» с тем, чтобы отлаженный рабочий процесс не дал сбой. Появление просроченного напоминания — повод отправить повторное или же выйти на телефонный контакт с адресатом. Возможно, кто-то просто не заметил пришедшего сообщения, но проверка — абсолютно необходимое действие. Клиенты должны вовремя подтверждать сметы и оплачивать счета, быть готовыми к приёму мастеров, а специалисты — ориентироваться во времени, чтобы график заказов не «поехал».
«Ближайшие выезды»
Этот раздел даёт представление о том, какие задания запланированы для «линейных» сотрудников на ближайшее время (фото 5). Хронологический порядок даёт возможность без труда оценить степень загруженность коллектива на текущую дату и на будущие рабочие дни.
Фото 5. Раздел «Ближайшие выезды» в ПО Obermaster
«Сметы» и «Счета»
Группировка в одном месте составленных смет и выставленных счетов позволяет оперативно оценить статус той или иной работы и, возможно, предпринять какие-либо меры к его изменению. Например, простимулировать потребителя к утверждению сметы, напомнить ему о необходимости оплаты счёта или же инициировать обсуждение сметы при сомнениях клиента в её правомерности.
Доходы «по категории работ» и «типу платежа»
Упомянутая выше dashboard-структура интерфейса ПО Obermaster позволяет практически одним взглядом составить рейтинг доходности бизнеса по категории работ и выяснить, какой способ платежа наиболее предпочтителен потребителям, а также понять общую динамику роста прибыли по месяцам. Кроме того, интересной функцией ПО Obermaster является возможность анализа эффективности работы определённого монтажника. Для этого необходимо выполнить «Сортировку по исполнителю работ», что позволяет увидеть все выполненные специалистом заказы, намеченные работы, а также вырученные суммы.
«Источники заявок»
У любого владельца предприятия или маркетолога всегда вызывает интерес вопрос: откуда приходят клиенты? В абзаце о настройках системы автоматизации Obermaster мы уже говорили о создании перечня источников. Практическое же использование этой части ПО в процессе взаимодействия с клиентами позволяет понять эффективность того или иного канала привлечения клиентуры, а значит, с одной стороны, сосредоточить усилия на поиск потребителей услуг в наиболее «хлебных» местах, а с другой — проанализировать, что не так в работе с тем или иным каналом, если на рынке он считается эффективным.
Основные функции
«Создание работы»
Создание работы — начало пути к получению дохода. Истина банальная, но непререкаемая. И потому мы уделим ей особое внимание. Создавать заявки, как правило, уполномочен бригадир и менеджер по работе с клиентами. При создании нового выезда пользователю системы автоматизации Obermaster открывается масса возможностей, позволяющих не только определить параметры необходимых работ, но даже выявить историю взаимоотношений с тем или иным клиентом. В частности, посмотреть, есть ли у него задолженности, и, если таковые имеются, при звонке потребителю можно напомнить о его долге, который необходимо погасить перед выполнением его следующего заказа (фото 6).
Фото 6. Функция «Создание работы» в ПО Obermaster
Функция создания нового заказа подразумевает использование специальных автоматических — редактируемых из приложения — уведомлений, которые приходят на e-mail заказчика, руководства монтажной компании, а также самого специалиста. В уведомлениях может быть отражена информация о создании работы, состоянии оплаты, выезде специалиста к заказчику, а также о завершении работ по указанному адресу конкретным специалистом или бригадой в целом.
«Умная» система Obermaster снабжена системой блокировки конфликтов во времени при формировании заданий. При поступлении сигнала программы о возникновении «накладки» менеджеру по работе с клиентами остаётся либо выбрать иное время выполнения задания, либо привлечь к нему другого сотрудника, который будет свободен и возьмётся за данную работу.
При создании задания менеджером или бригадиром монтажник получает доступ к информации по новому заказу. У специалиста есть возможность комментировать в персональном мобильном приложении (о нём пойдёт речь ниже) назначенные задания, отправлять их бригадиру, а также добавлять отчётные видео и фото, сделанные на объекте. Это позволяет руководителю составить полное представление о характере работ, производимых у заказчика.
Как было сказано выше, в интерфейсе созданного заказа очень полезной является функция напоминания. Она гарантирует своевременную осведомлённость монтажника о предстоящих работах. Напоминание может быть отправлено ему по электронной почте либо в Telegram.
Монтажник подтверждает получение информации, и, таким образом, для менеджера статус текущего заказа меняется.
Статусы могут быть следующие: «В пути», «В работе», «Завершён».
В случае возникновения непредвиденных затрат, необходимых для выполнения работ, монтажник может добавить расходы и прикрепить в качестве подтверждения файл или фотографию чека на то или иное приобретение. Это, например, могут быть затраты на горючее для машины или расходы на приобретение дополнительных расходных материалов.
Полнота информации, отображаемой в интерфейсе приложения на гаджете или компьютере сотрудника, зависит от уровня его доступа (раздел «Роли»).
Составление сметы
Вторым весьма важным этапом формирования работы является составление сметы. Удобство и ценность данной опции в приложении Obermaster заключаются в достаточно широком наборе инструментов, который включает в себя материалы, услуги, а также даёт возможность применения скидок для клиента, как целиком за услугу, так и по отдельным опциям, и в зависимости от истории клиента или же исходя из иной аргументации.
Материалы и услуги можно подгрузить из встроенного справочника — в том случае, если они заблаговременно были внесены сотрудниками компании (раздел «Справочники»). Внесение тех или иных позиций в составляемую смету происходит путём автоматического поиска при вводе начальных букв названия оборудования или же услуги.
В качестве примера можно привести сервисный выезд. При начале ввода фразы системы она мгновенно «подхватывает» название услуги из справочника и размещает её в заполняемой смете в совокупности с ценой. При составлении сметы из интерфейса программы можно перейти на сайт lunda.ru, где выбрать те или иные материалы или оборудование для его оперативной доставки в монтажную организацию к моменту выезда специалиста на конкретный объект.
После составления сметы она становится доступной монтажнику и может быть отправлена на согласование конечному клиенту по e-mail. Кроме этого, одним очень удобным дополнением является возможность отправки прямой ссылки на файл сметы через любой мессенджер.
При получении сметы клиент имеет возможность её утвердить либо отклонить. При этом в случае отказа появляется всплывающее окно, где клиент может указать причину несогласия с документом. Это является одним из инструментов оптимизации взаимодействия монтажной компании с заказчиком, так как при дальнейшем обсуждении сметы менеджер уже знает изначальную причину неудовлетворённости клиента предложенными расценками и имеет возможность подготовиться к дальнейшим — более продуктивным, чем «с нуля» — переговорам с клиентом. По умолчанию монтажник получает информацию лишь о утверждении сметы и отправки счёта заказчику.
В случае подтверждения клиентом сметы ему на электронную почту отправляется сгенерированный счёт для последующей оплаты заказа.
Право доступа к составлению сметы и просмотра счетов может быть отрегулировано (уже упомянутый выше раздел «Роли»). В случае, если монтажник признан руководством «продвинутым» и у него есть доступ к финансовой части, то в последующих переговорах с клиентами он может корректировать неподтверждённые заказчиками сметы и, таким образом, самостоятельно решать вопросы по дальнейшему взаимодействию с потребителями. Монтажники уполномочены принимать или обеспечивать оплату клиентом заказа по счёту — наличными либо на карту (корпоративную или же самого монтажника, если у него есть на то разрешение). При необходимости заказчик может совершить оплату позже, отсканировав QR-код счёта, в котором «зашита» вся информация о счёте и реквизиты, по которым необходимо осуществить платёж.
А в настоящее время разработчики программного обеспечения готовят интеграцию в систему автоматизации Obermaster возможности приёма оплаты от клиента с использованием эквайринга.
История
«Тот, кто не помнит своего прошлого, обречён на то, чтобы пережить его вновь». Эти золотые слова американского философа Джорджа Сантаяны самым лучшим образом отражают бесценность приобретённого опыта. Последний позволяет достигать целей более лёгкими путями. Важным сегментом ПО Obermaster является наличие функции истории. В этом разделе собирается вся информация о «закрытых» заказах, включая даты проведения работ, платежей, характеристики установленного оборудования. И даже фотоизображения последнего на объекте «в интерьере» и особенности подключения к инженерной системе.
Знание всей «подноготной» объекта позволяет менеджеру без труда сформировать новый сервисный заказ в том случае, если компания оказывает гарантийное сервисное обслуживание или на смонтированном объекте возникли какие-либо проблемы, и требуется срочный ремонт или обслуживание техники. Монтажник, в свою очередь, уже знает перед выездом, с чем ему предстоит иметь дело, а значит имеет возможность взять определённый комплект запчастей и инструментов.
Мобильное приложение
Мобильное приложение Obermaster — это часть большой системы для упрощения работы и контроля выездных сотрудников сервисных компаний для повышения качества предоставляемых услуг конечному клиенту. Оно позволяет оперативно решать ряд рабочих задач в ходе создания и выполнения монтажных работ.
В приложении сотрудники могут создавать новую работу для существующего клиента, видеть свои текущие и будущие выезды и получать полную информацию по работе и объекту. В мобильном ПО предусмотрена возможность добавления техники в перечень установленного на объекте оборудования, что упрощает последующее обслуживание. В организационном плане мобильная версия позволяет сотрудникам фиксировать важную информацию по работе и общаться с коллегами в комментариях. В части документооборота мобильное приложение — это возможность прямо в присутствии клиента быстро заполнить и предложить оформленную смету, выставить ему счёт на оплату, а также принять и зафиксировать оплату по счёту за выполненную работу. Немаловажным инструментом является и доступность учёта рабочего время для расчёта зарплаты.
Лучшая теория — это практика
В рамках журнальной статьи сложно дать полное описание всех возможностей ПО
Obermaster: инструкция пользователя этой современной системы автоматизации занимает десятки страниц доходчивого и подробного описания особенностей и возможностей программы. Руководителям компаний, заинтересованным в развитии своего бизнеса, мы рекомендуем обратиться в компанию Obermaster для получения демо-доступа (первые три месяца бесплатно). Это позволит своими руками «пощупать» все описанные в данной статье инструменты. Ведь не напрасно многие специалисты самых разных профессий утверждают: «лучшая теория — это практика».
